Automatiser vos processus comptables : moins de saisie, des livres prêts plus tôt

Chaque mois, quelqu'un chez vous recopie des chiffres d'un système vers un autre. Ça marche, et c'est pour ça que personne ne l'a jamais remis en question. Mais c'est du temps qualifié qui ne produit aucune analyse, et c'est là que se logent les écarts qu'on découvre à la clôture.

ellr enlève ce travail-là. Pas l'équipe : le travail.

Le travail qu'on enlève, nommé concrètement

On ne parle pas d'optimisation en général. On parle de tâches précises, celles qui remplissent les journées d'un technicien comptable ou d'un commis comptable et qui n'ont jamais demandé leur jugement :

• exporter un CSV d'un système métier, le reformater, le réimporter ailleurs
• ressaisir à la main des ventes, des dépôts, des factures de sous-traitants, des heures
• catégoriser ligne par ligne ce qui suit toujours la même règle
• comparer trois sources pour comprendre pourquoi un montant ne concorde pas
• refaire chaque mois le même tableur de conciliation, dans le même ordre, avec les mêmes filtres

Ce sont des tâches, pas des postes. Quand elles disparaissent, la personne qui les faisait ne disparaît pas avec : elle récupère les heures où elle est réellement utile (l'analyse, les exceptions, les questions que personne n'a le temps de poser). C'est la phrase la plus courte pour le dire, et elle est déjà sur ce site : votre équipe analyse au lieu de ressaisir.

C'est aussi le travail qui use. Une PME qui réembauche deux fois dans l'année au même poste administratif n'a pas un problème de recrutement ; elle a un problème de processus.

les trois coûts cachés entre vos opérations et QuickBooks

Pourquoi une automatisation comptable échoue quand personne ne la spécifie

Une automatisation de processus comptable n'est pas un problème technique. Ou plutôt : la partie technique est la moitié la plus facile.

Le vrai travail est en amont, et il est comptable. Quelles écritures sont créées, et à quel moment ? Quel compte reçoit quoi ? Comment se comportent la TPS et la TVQ quand la donnée arrive d'un système qui ne les calcule pas comme QuickBooks ? Qu'est-ce qui se passe quand la source envoie deux fois la même transaction ? Et surtout : quelle preuve démontre que le résultat balance ?

Une automatisation à qui personne n'a répondu ces questions ne tombe pas en panne. C'est ça, le danger : elle continue de tourner et elle dérive en silence. Trois mois plus tard, les livres ne concordent plus, et plus personne ne sait à partir de quand.

Chez ellr, l'ordre est toujours le même : le besoin comptable commande, la technique suit. On écrit d'abord ce qui doit se passer dans vos livres, on construit ensuite ce qui le fait arriver. Jamais l'inverse.

Ce qui s'automatise en pratique

Chaque mandat active un ou plusieurs de ces leviers, selon vos systèmes et vos contraintes comptables. Ce qui s'automatise se décide au diagnostic, jamais d'avance.

Ce qui reste ensuite, une fois le mandat livré : une surveillance mensuelle, avec une experte comptable qui vérifie que les livres sont restés justes quand vos systèmes ou vos règles ont changé. Une automatisation comptable qu'on ne surveille pas finit toujours par mentir.

le détail de nos trois leviers

les familles de systèmes que nous relions le plus souvent

qui maintient l'intégration après la livraison

Deux expertises, un seul mandat

C'est ici que se joue la différence, et elle est structurelle plutôt que commerciale.

Le marché a deux camps. D'un côté, des intégrateurs qui savent brancher des systèmes sans savoir ce qu'une écriture comptable doit contenir. De l'autre, des comptables qui savent exactement ce qui devrait se passer et qui n'ont personne pour le construire. Entre les deux, une PME qui paie deux fois : une fois l'automatisation, une fois le rattrapage.

Eve Leblanc est comptable senior et experte QuickBooks Elite. C'est elle qui définit ce qui doit se passer côté comptable : les écritures, les taxes, les règles de catégorisation, et le test qui prouve que le résultat balance.

Luc Rousseau a vingt ans d'API, d'intégrations et d'automatisations sur mesure derrière lui. C'est lui qui traduit cette définition en workflow qui tourne en production, qui se surveille et qui se reprend quand une source change.

Un seul mandat, une seule équipe, tout le contexte au même endroit. Vous n'avez pas à faire le pont entre un fournisseur technique et un cabinet comptable : le pont, c'est le produit.

Eve Leblanc et Luc Rousseau

QuickBooks Online, et ce qui se passe si vous n'y êtes pas

QuickBooks Online est la destination la plus fréquente de nos mandats, et l'expertise QuickBooks Elite d'Eve est un atout réel : les particularités de TPS/TVQ, le plan comptable, ce que l'API accepte et ce qu'elle refuse, c'est un terrain connu plutôt qu'un terrain à découvrir.

Ce n'est pas un prérequis pour nous parler.

Si vos livres vivent ailleurs (Sage, Acomba, Xero, une version bureau, un système maison), la question à se poser est la même, et la réponse est souvent la même aussi : le travail manuel qu'on enlève ne dépend pas du logiciel qui reçoit la donnée. On regarde votre processus, on vous dit ce qui s'automatise dans votre contexte, et si la meilleure recommandation est de ne rien changer à votre système comptable, c'est ce qu'on écrira.

La seule situation où on vous le dira franchement : quand votre système est fermé au point que rien n'entre ni ne sort autrement qu'à la main, et que vous ne souhaitez pas en changer. Là, il n'y a pas de mandat honnête à vous vendre, et vous l'apprendrez au diagnostic plutôt qu'après la facture.

un mandat réel, du PMS jusqu'aux livres

Ce qu'ellr ne fait pas

Une frontière claire rassure plus qu'une offre qui promet tout.

ellr ne fait pas de tenue de livres. Votre comptable ou votre cabinet garde sa place, son mandat et sa relation avec vous. On ne vient pas la prendre, et on n'est pas en concurrence avec eux.

ellr ne vient pas non plus remplacer vos outils. Votre système de gestion, votre boutique, votre PMS, votre logiciel de paie restent les vôtres. ellr bâtit ce qui les relie à vos livres, pas ce qui les remplace.

ellr ne se substitue pas à votre direction financière ni à votre équipe TI. Quand une équipe technique est déjà en place, elle sait livrer ; ce qui lui manque, et que personne ne devrait attendre d'elle, c'est la spécification comptable de ce qu'elle doit construire. C'est exactement ce qu'on apporte, et vos équipes gardent leur pile, leurs outils et leur code.

Ce qu'on livre vous appartient. Vous gardez la propriété du code.

Par où commencer : le diagnostic de flux

Personne ne devrait décider d'un mandat d'automatisation sans savoir ce qu'il achète. C'est à ça que sert le diagnostic de flux, et c'est par là que commencent tous nos mandats.

En deux semaines, on cartographie vos systèmes, on repère les points de ressaisie et les écarts récurrents, et on remet une recommandation chiffrée. Prix fixe, communiqué à l'appel de qualification, sans engagement, et crédité intégralement sur le mandat d'intégration que vous retenez ensuite.

Trois issues, toutes honnêtes : un mandat ellr, la réalisation par vos propres équipes à partir de nos spécifications, ou rien du tout parce que le jeu n'en vaut pas la chandelle. Vous repartez avec la cartographie dans les trois cas.

les quatre étapes de la démarche

Parlez-nous de vos flux

Décrivez votre situation en quelques lignes : les systèmes en présence, et ce qui coince aujourd'hui. Nous lisons chaque demande personnellement et revenons vers vous sous 2 jours ouvrables.

Sans engagement · Réponse sous 2 jours ouvrables · Confidentiel